Le comparatif ERP Microsoft et SAP pour faire le bon choix !

Article initialement publié le 12/08/2018 et mis à jour le 05/10/2021.

Alors que le Salon Solutions 2021 ouvre ses portes pour aider les DSI à répondre aux nouvelles problématiques et enjeux métier engendrés par bientôt 18 mois de crise sanitaire et d’incertitudes économiques, il nous a paru important de mettre à jour cet article sur les conseils clés dans le cadre d’un comparatif ERP. En effet, face aux nouvelles inquiétudes sur la globalisation des marchés, aux tensions sur les canaux de distribution et aux exigences toujours plus grandes sur les niveaux de service, le système d’information reste la clé de voûte pour soutenir la stratégie d’entreprise et résister à ses compétiteurs ! Encore faut-il pouvoir s’appuyer sur un ERP qui garantisse l’homogénéité des référentiels de données et sécurise l’intégrité des processus de gestion.

La mise en place d’un ERP n’est pas anodine et encore moins un mal nécessaire : il va structurer l’entreprise autour de ses business models et fédérer les utilisateurs en devenant un élément substantiel de la culture d’entreprise. Sa qualité, sa complétude et sa flexibilité détermineront également à quel point il pourra être un élément de différenciation face à la concurrence…

Mais trop souvent, le choix d’un ERP se fait sur des critères essentiellement marketing (démonstrations plus séduisantes que pertinentes) et de coûts (budgets sous-évalués voire dumping des coûts journaliers) qui favorisent le quantitatif plutôt que le qualitatif. L’entreprise doit impérativement réaliser son comparatif ERP en tenant compte de ses enjeux stratégiques. Parce qu’aujourd’hui plus que jamais : l’échec est inenvisageable ! Pour vous aider à bien comparer et faire le bon choix, nous vous proposons dans cet article un condensé des bonnes pratiques de sélection de votre ERP qui s’appuie sur de nombreux retours d’expériences clients.

La durée moyenne d’utilisation d’un ERP dans une entreprise est estimée par les spécialistes entre 8 et 10 ans, il s’agit donc d’un investissement à long terme que l’on doit prendre au sérieux. Malgré tout, le processus de sélection d’un ERP privilégie généralement l’adéquation avec les besoins actuels exprimés, que ce soit en termes de fonctionnalités ou de possibilités technologiques. L’équipe en charge du comparatif ERP devra s’assurer de préserver le bon équilibre entre les besoins à court-terme et la compatibilité avec des besoins futurs basés sur les hypothèses de développement de l’entreprise.

Pour réussir votre comparatif ERP, il est donc fondamental de privilégier des critères de choix objectifs et pertinents :

• L’adéquation de la couverture fonctionnelle métier de l’ERP avec les besoins spécifiques liés à votre secteur d’activité.
• La pérennité de l’éditeur et sa capacité à fournir une roadmap claire de l’évolution de sa solution en phase avec vos attentes.
• La comptabilité internationale de l’ERP avec d’autres pays, législations, langues, etc.
• Des références clients nombreuses et représentatives pour vous garantir la disponibilité des compétences et des ressources sur le marché.
• Un socle technologique standard et pérenne autorisant une certaine liberté d’adaptation

Sur la base de ces critères, seules 2 solutions ERP se dégagent et sont réellement capables d’y répondre intégralement : Microsoft et SAP.

Faire un comparatif entre les solutions ERP Microsoft et SAP pourrait paraître simple à priori mais force est de constater qu’il subsiste davantage d’idées reçues que de réelles différences ! Lorsque nous avions réalisé le premier comparatif entre Microsoft Dynamics AX et SAP Business All in One il y a 5 ans, nous avions déjà dû combattre de nombreux mythes et beaucoup de choses ont encore changé ces dernières années…

L’ergonomie de SAP était parfois jugée « trop light » ou « trop complexe » mais ce mythe n’est plus du tout d’actualité ! L’ERP SAP S/4HANA a apporté une interface utilisateur très riche et totalement « responsive » qui s’adapte parfaitement selon le terminal utilisé : ordinateur de bureau, tablette, smartphone… Elle propose également de nombreux indicateurs contextuels qui aident les utilisateurs à prendre de meilleures décisions. S/4HANA est venu également enterrer la perception de SAP comme un ERP « trop lourd », nécessitant une « armée de consultants » puisque la solution peut désormais être déployée en quelques mois dans des entreprises de moins de 100 salariés.

Du côté de Microsoft, on entendait dire que l’ERP manquait de fonctionnalités et devenait rapidement une usine à développements spécifiques… Rien n’est moins vrai aujourd’hui et l’ERP Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations a clairement changé la donne en apportant des évolutions fonctionnelles et réglementaires majeures en standard que l’on peut compléter par les solutions verticales métiers ADAX Suite. Cela permet de déployer le projet ERP beaucoup plus rapidement en restant sur une version standard totalement adaptée pour un secteur d’activité.

Comparer les ERP Microsoft et SAP n’est pas aussi simple qu’on pourrait le croire du fait que les deux solutions convergent de plus en plus en termes de fonctionnalités, d’innovations technologiques offertes par le Cloud, d’ergonomie orientée utilisateur, de facilité d’adaptation, d’architecture Cloud, d’indicateurs d’aide à la décision, etc. Lorsqu’on assiste à des présentations, il est parfois difficile d’obtenir une image claire du périmètre réel et des capacités de chacun…

Pour vous aider à mieux distinguer les forces, les limites et les tendances d’évolutions des ERP Microsoft Dynamics 365 et SAP S/4 HANA, vous pouvez télécharger le comparatif détaillé rédigé par nos experts :

Au-delà des aspects fonctionnels ou technologiques, sélectionner la « meilleure » solution ERP parmi Microsoft et SAP dépend aussi de la stratégie et de la culture d’entreprise. Il est primordial de prendre en compte le contexte au sens large pour bien comparer les ERP. En tant qu’expert de l’intégration des ERP Microsoft et SAP, nous pouvons réaliser pour vous une étude comparative détaillée des deux solutions en nous appuyant sur quatre axes fondamentaux :

• Prendre en compte les métiers d’aujourd’hui et de demain en anticipant quelles seront les évolutions pour ne pas vous retrouver freiné dans votre développement par des limites de la solution.
• Mettre l’équipe projet au cœur du comparatif: le succès du déploiement repose autant sur les hommes que sur la solution ; impliquer le plus tôt possible l’équipe projet est un facteur clé de succès pour la suite.
• Évaluer le degré de flexibilité de votre entreprise: déployer l’ERP Microsoft ou SAP ne se fait pas de la même manière et la philosophie d’utilisation au quotidien diverge également.
• Identifier les zones de risques en amont pour vous permettre d’anticiper les pièges…

L’analyse comparative des deux ERP se déroule sur une période de 1 à 3 mois impliquant un expert Microsoft et un expert SAP pour aider les responsables métiers à mieux se projeter dans chaque solution et pouvoir ainsi obtenir des résultats tangibles plus rapidement.

La méthodologie en quatre étapes successives permet de rester focalisé sur l’objectif de choisir le meilleur ERP pour votre entreprise : vous contrôlez que l’ensemble des conditions de réussite sont au rendez-vous et vous vous assurez de l’adéquation avec vos besoins avant la contractualisation et l’acquisition des licences.

La clé de la réussite du comparatif ERP réside aussi dans la participation forte des directions métiers en plus du pilotage par la direction générale et la DSI. Il faut en effet identifier en amont les réserves exprimées ainsi que les conditions du succès afin de bien anticiper la conduite du changement liée à la mise en place du nouvel ERP.

Une démarche construite avec une implication forte des directions métiers renforce la garantie du choix de la meilleure solution. Pour cela, l’idéal est d’organiser en amont des ateliers pour travailler sur les processus clés, les indicateurs de performance liés et les axes d’amélioration possibles. Cela permet également de capitaliser sur les documents modélisant le savoir-faire de l’entreprise afin que le cahier des charges ERP qui sera réalisé soit le plus qualitatif possible.

Le comparatif ERP constitue finalement la première étape de sa mise en place et, à ce titre, il est important de prendre conscience que la responsabilité de la Direction Générale est essentielle pour la réussite du projet. Elle doit s’impliquer dès le début du processus de sélection pour :

• Vérifier que l’équipe projet chargée de la décision s’appuie sur les bons critères de choix,
• Valider que le projet sera piloté par les objectifs stratégiques plutôt que par le fonctionnel,
• Motiver les équipes pour préserver leur implication maximale tout au long du projet…

Découvrez tous les conseils de nos experts ERP basés sur plus de 15 ans de retours d’expériences pour réussir votre projet en téléchargeant notre livre blanc :