chat chevron cross facebook linkedin logo-tvh mail menu minus phone plus search share twitter youtube

Recipharm : Comment passer en douceur de JDE à SAP

Acteur mondial de la production pharmaceutique. Recipharm a anticipé un projet de transfert de système d’information, au moment de cession du site de Kaysersberg par le Groupe Novartis. Une opération cruciale aux multiples enjeux, conduite avec succès grâce à l’accompagnement pragmatique et à l’expertise SAP de TVH Consulting.

le projet de transformation en bref

 

  1. Objectifs : mise en place d’un ERP propriétaire, assurer le transfert dans des délais contraints et minimiser l’impact sur la production tout en prenant en compte les aspects réglementaires de l'industrie pharmaceutique
  2. Solutions : un projet en mode pré-packagé, avec une solution verticalisée (Cadexpress Life Sciences) adaptée au monde de la pharmacie
  3. Bénéfices : système d'information opérationnel le jour J, performance et pérennité du système et TCO maîtrisé

« C’est une aventure humaine, il faut faire appel à un prestataire qui privilégie une approche métier, qui parle le même langage que nous, qui s’adapte, facilite le transfert de compétences et qui maîtrise la qualité des données, de manière à bien sécuriser le projet. »

« Nous avons tenus nos engagements, notamment grâce à la réactivité et l'efficacité de TVH Consulting. »

Francis Moreira,
IT Manager chez Recipharm

OPÉRATION DE CESSION : le SYSTèME D'INFORMATION, un enjeu crucial

Jusqu’en 2016, le site de Kaysersberg du groupe pharmaceutique suédois Recipharm, qui regroupe 300 personnes, faisait partie intégrante du Groupe Novartis. À la suite de cette cession, la transition entre les deux groupes a eu une conséquence majeure : comment maintenir en condition opérationnelle le système d’information et en particulier l’ERP ? D’autant que Novartis utilise JDE, géré de manière centralisée, et Recipharm dispose de SAP, avec une approche plus locale, dans laquelle chaque site de production fonctionne comme une entité autonome. « Nous avions deux ans pour finaliser la transition, durant laquelle un TSA (Transfert Service Agreement), signé avec Novartis, nous a permis de continuer à utiliser l’ancien système », précise Francis Moreira, IT Manager de Recipharm. Deux années qu’il fallait mettre à profit pour rapatrier les données en local, sans dépasser le délai : « C’était notre contrainte, car le TSA a un coût et toute dérive l’aurait alourdi, il fallait donc migrer le plus rapidement possible », ajoute Francis Moreira.

UN contexte TRÈS RÉGLEMENTÉ

À cela s’ajoutent les aspects réglementaires, très contraignants dans le domaine pharmaceutique, où tout manquement peut aboutir à un retrait des produits sur le marché. « Comme nous commercialisons nos produits dans le monde entier et il faut qualifier les processus de fabrication et tout ce qui est implémenté en matière de technologies (tests, déploiements, horodatage…), la direction qualité vérifie la conformité réglementaire », souligne Francis Moreira. Résultat, selon ce dernier : « Dans ce contexte très réglementé, tout projet IT nécessite environ 30 % de temps supplémentaire à consacrer à la documentation de qualification et aux tests ». Recipharm a fait appel à TVH Consulting qui était déjà intervenu pour implémenter SAP sur un autre site du groupe pharmaceutique. « Nous avons privilégié un projet en mode pré-packagé, avec une solution verticalisée (Cadexpress Life Sciences) adaptée au monde de la pharmacie », explique Bruno Parassols, Directeur associé chez TVH Consulting.

UNE AVENTURE HUMAINE

Ce projet avait également une forte composante de gestion du changement : « Les utilisateurs étaient habitués à travailler depuis plusieurs années avec JDE, qui avait fait l’objet de nombreux développements spécifiques, nous avons donc mis en place des responsables utilisateurs par domaines et créé des ateliers pour recueillir les besoins et analyser les manières de travailler », se souvient Francis Moreira, avec un point projet par semaine et un comité de pilotage chaque mois. Le projet a été mis en production en mai 2017, quelques mois avant la date butoir, pour 187 utilisateurs. « Nous avons tenus nos engagements, notamment grâce à la réactivité et l’efficacité de TVH Consulting », ajoute Francis Moreira.

Plusieurs éléments concourent à la réussite d’un tel projet. D’abord, avec un fonctionnement du site de production en 5x8, la nécessité de bien former le personnel, y compris celui qui travaille le week-end, qui peut être déstabilisé par l’usage du nouveau système à des moments où le support est moins disponible. « Comme il n’était pas possible d’arrêter la production, cela oblige à une mobilisation permanente », explique Francis Moreira. Ensuite, le choix de l’intégrateur est crucial : « C’est une aventure humaine, il faut faire appel à un prestataire qui privilégie une approche métier, qui parle le même langage que nous, qui s’adapte, facilite le transfert de compétences et qui maîtrise la qualité des données, de manière à bien sécuriser le projet », résume Francis Moreira.
Ensuite, il importe de conserver une vigilance par rapport aux processus de qualification : « La direction de la qualité vérifie que nous suivons bien toutes les étapes requises », assure l’IT manager. Une tâche qui n’est pas toujours aisée dans la mesure où, rappelle Francis Moreira, « chaque métier tend à voir l’évolution du système d’information de son point de vue : la direction de la qualité privilégie les aspects réglementaires, la direction de la logistique se focalise sur la fluidité des rotations de camions et la production sur la disponibilité de l’infrastructure de fabrication des produits… ». Si, au départ, la transition entre JDE et SAP s’est faite à iso-fonctionnalités, il est prévu un lot 2, qui intégrera, entre autres, des améliorations pour les utilisateurs, notamment pour la gestion des plannings et la simulation budgétaire pour la finance. « Cette fois, nous n’avons pas de contrainte de temps ! », se félicite Francis Moreira.

Découvrez la société Recipharm