Cahier des charges ERP :
de l’étude initiale au « Proof of concept »
pour valider le choix

La digitalisation des entreprises n’a eu de cesse de s’accélérer depuis plusieurs années et la pression sur les systèmes d’information et ses différents applicatifs n’a jamais été aussi forte ! Direction générale et DSI cherchent en permanence à s’adapter aux évolutions de leur écosystème et cela impacte très rapidement les processus métier.

Dans ce contexte, le choix de l’ERP qui prendra en charge toutes les opérations de manière intégrée est extrêmement engageant, il faut donc soigner son processus de sélection et notamment l’étape traditionnelle de rédaction du cahier des charges avant le comparatif ERP en tant que tel. Il serait en effet trop risqué de faire reposer sa décision sur des démonstrations séduisantes plutôt que sur la vérification de la capacité de la solution retenue à structurer les évolutions attendues des business models de l’entreprise afin de soutenir efficacement sa stratégie de développement.

Pour cela, rédiger un cahier des charges ERP apparaît souvent comme indispensable mais son délai de réalisation est-il encore compatible avec les exigences des directions générales en termes de rapidité et d’agilité ? En effet, DSI et DG s’accordent aujourd’hui sur le fait que les approches « quick-win » doivent être privilégiées. Construire le cahier des charges parfait pendant plusieurs mois n’a plus aucun sens alors que les besoins évoluent aujourd’hui plus rapidement et que les environnements économiques sont pour le moins volatils. C’est ainsi que le concept du POC « Proof of concept » semble être une approche plus innovante que le cahier des charges ERP, mais dans ce cas, qui fait quoi concrètement ? Et comment retrouver davantage d’agilité dans la création du cahier des charges ?

Avant le cahier des charges ERP : bien définir l’orientation des directions métiers

La mise en place d’un ERP permet de fédérer les utilisateurs autour de processus métier intégrés et devient ainsi un élément prépondérant dans la culture d’entreprise. L’implication des directions métiers dans la préparation du cahier des charges est donc essentielle. En revanche, nos expériences de déploiement de projets ERP nous montrent que l’approche classique de lister les fonctionnalités attendues en les regroupant par domaines de gestion est insuffisante voire même désormais inadaptée au-regard des exigences de rapidité et d’agilité des entreprises…

Le cahier des charges ERP doit désormais adopter un nouveau format qui lui permette de prendre de la hauteur avec une approche plus stratégique autour des exigences exprimées par les directions métiers. Ces derniers doivent évidemment transmettre leurs orientations, leurs axes d’amélioration et les modifications organisationnelles nécessaires mais dans le but d’identifier les véritables enjeux et objectifs liés à la mise en place de l’ERP. Un projet ERP réussi est un projet porté par les métiers et piloté selon les objectifs stratégiques.

Voici ci-dessous un exemple de « radar » regroupant les orientations fonctionnelles exprimées par les directions métier dans le cadre d’un projet ERP suivant trois critères de priorisation propres à l’entreprise : « Je dois », « Je veux » et « Je peux » faisant apparaître où se trouvent les gains attendus… Ce regroupement pourra servir de base aux travaux pour constituer le cahier des charges :

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La question de l’AMOA ou de l’aide au choix

Une fois l’orientation des directions métiers définie, elle doit être retranscrite de manière précise et détaillée dans le cahier des charges ERP. Ce document clé définit les besoins fonctionnels et techniques, oriente la sélection de la solution ERP la plus adéquate et sert de base de négociation avec les éditeurs. Cependant, la rédaction d’un cahier des charges peut s’avérer complexe et requérir une expertise approfondie des systèmes ERP, des processus métiers et des enjeux spécifiques de votre organisation. C’est pourquoi il est souvent judicieux de faire appel à une Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA) ou à un consultant indépendant pour vous aider dans cette tâche.

Cette aide externe va apporter une expertise précieuse tout au long du processus de rédaction du cahier des charges ERP. Elle vous guide dans la définition de vos besoins, l’analyse de vos processus métiers, la formulation des exigences fonctionnelles et techniques et la structuration du cahier des charges. L’AMOA vous accompagne également dans la sélection de la solution ERP la plus adaptée en vous aidant à établir une liste de critères de sélection pertinents, réalise une étude comparative des différentes solutions disponibles, rédige pour vous les appels d’offres et gère le processus de consultation des éditeurs, sans oublier l’analyse des réponses pour négocier les conditions contractuelles.

L’AMOA apporte ainsi un regard impartial et neutre sur vos besoins et les différentes solutions disponibles sur le marché. Elle vous aide à évaluer les avantages et les inconvénients de chaque solution, prendre en compte les coûts d’acquisition, de mise en œuvre et de maintenance de manière objective, et anticipe les risques et les défis potentiels liés à chaque solution. TVH Consulting, intégrateur ERP indépendant et agnostique, se distingue par son expertise approfondie des deux ERP leaders du marché : Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations et SAP S/4HANA. Notre indépendance nous permet de vous proposer des conseils objectifs et des études comparatives impartiales entre plusieurs ERP, vous permettant de choisir la solution qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget.

En faisant appel à TVH Consulting, vous bénéficiez d’une expertise reconnue dans la rédaction de cahiers des charges ERP, la sélection de logiciels ERP et sa mise en place. Nous vous accompagnons à chaque étape de votre projet, de la définition de vos besoins à la mise en œuvre et au suivi de votre solution.

Les critères de choix de l’ERP à prendre en compte

Choisir un ERP est une décision majeure qui nécessite de sélectionner la solution qui répond le mieux à vos besoins et qui vous accompagnera dans votre croissance future. C’est donc un point clé du cahier des charges et il y a quelques critères clés à prendre en compte pour bien choisir son ERP :

1. Couverture fonctionnelle métier: Trouvez l’ERP qui saura répondre à tous vos besoins et pour l’ensemble de vos départements et BU.
2. Pérennité de l’éditeur: Choisissez un éditeur avec un bilan financier stable, capable de supporter une stratégie ambitieuse à 5 ans pour pérenniser votre investissement.
3. Roadmap claire de la solution: Optez pour un ERP dont la stratégie long-terme est déjà définie et qui accompagnera vos évolutions digitales sur site ou dans le Cloud (BI, Big Data, IA et Machine Learning, analyse prédictive…).
4. Positionnement de la solution à l’international: Assurez-vous que la solution pourra supporter votre développement à l’international sans vous freiner et répondre aux problématiques linguistiques et réglementaires.
5. Disponibilité des ressources sur le marché: Choisissez un ERP avec une base installée importante pour être certain de trouver des équipes locales parlant votre langue et comprenant vos enjeux métiers.
6. Références clients nombreuses et représentatives: Observez le nombre de projets réussis pour vous rassurer sur la fiabilité du partenaire et son expertise dans votre secteur d’activité.
7. Technologie maîtrisée et prospective : Assurez-vous d’avoir une vision claire sur l’avenir (maintenance, montée de version…) car l’ERP vous accompagnera pour les 10 prochaines années à venir et aura un impact sur la croissance de votre entreprise.
8. Liberté d’adaptation: Définissez en amont vos problématiques métiers et les flux nécessaires à votre activité pour vérifier si l’ERP peut intégrer du « sur-mesure » si l’approche standard ne suffit pas, et ainsi soutenir vos sources de différenciation.

La couverture fonctionnelle dans le cahier des charges ERP

Le regroupement des fonctionnalités attendues reste donc un des premiers critères de choix essentiel, mais il est également important pour créer les bonnes conditions à un projet piloté par les enjeux ! Le cahier des charges ERP facilite l’appréciation des différences parmi les différentes solutions comparées et favorise ainsi l’application de critères de choix objectifs et pertinents. C’est pour cela que la recherche d’agilité ne doit pas écarter la formalisation des besoins fonctionnels mais une approche plus innovante pour leur formalisation pourrait être intéressante comme nous allons le voir…

L’entreprise doit appréhender la recherche de sa solution ERP, cœur de son système d’information, par une approche orientée métier et privilégier des solutions spécialisées pour son secteur d’activité. C’est pourquoi, il faut passer en revue les macro-processus clés en se concentrant sur ses particularités et les mentionner clairement dans le cahier des charges. Idéalement, les fonctionnalités souhaitées doivent d’ailleurs être organisées selon les processus clés en mentionnant les gains attendus, plutôt que sous forme d’une liste de besoins qui fait souvent tomber dans l’écueil de la « liste au père Noël ». Cela évite aux entreprises et intégrateurs de travailler sur des cahiers des charges ERP où il est difficile de distinguer les fonctionnalités liées à des objectifs stratégiques de celles issues des « demandes partisanes » avec tous les risques que cela fait courir sur l’identification des éventuels développements spécifiques qui seraient nécessaires et l’anticipation des charges associées pour éviter les mauvaises surprises budgétaires en cours de route. La synergie avec l’intégrateur ERP qui sera retenu au final se construit dès l’étape du cahier des charges.

Notez que l’utilisation d’exemples et de modèles de cahier des charges ERP peut s’avérer d’une grande aide. Ces modèles fournissent une structure de base qui aide à organiser les informations de manière claire et concise, garantissant que tous les aspects critiques sont bien couverts. En s’inspirant d’exemples éprouvés, on gagne donc du temps et il est plus facile d’appréhender les éléments essentiels à inclure comme les spécifications techniques, les exigences fonctionnelles et les critères de performance… ce qui minimise le risque d’omissions coûteuses. Disposer de modèles de cahier des charges, en plus d’accélérer le processus de rédaction, va finalement augmenter les chances de succès du projet ERP en alignant dès le départ les attentes et les réalités opérationnelles.

Bien intégrer les coûts et le budget total de l’ERP dès le départ

Un aspect fondamental réside aussi dans l’évaluation rigoureuse de tous les coûts liés à la mise en place de l’ERP, via le concept de Total Cost of Ownership (TCO) notamment. Il englobe tous les coûts associés à l’achat, l’implémentation et la maintenance d’un ERP sur une période estimée de 8 à 10 ans, soit la durée de vie typique d’un tel système dans un environnement d’entreprise. Pour évaluer efficacement ces coûts, il est pratique de modéliser et comparer les dépenses annuelles entre différentes solutions, comme Microsoft Dynamics 365 et SAP S/4HANA, à travers les phases de projet et de maintenance. Cette approche permet d’identifier le point où les bénéfices annuels commencent à surpasser les investissements initiaux.

Parallèlement, la définition du Retour sur Investissement (ROI) est essentielle pour compléter l’évaluation financière du projet ERP. Investir dans un nouvel ERP doit servir le développement à long terme de l’entreprise en lui procurant des avantages compétitifs durables. Pour cela, il est nécessaire de déterminer les bénéfices quantitatifs comme la fiabilisation des temps de production et la réduction des coûts opérationnels, ainsi que les bénéfices qualitatifs, comme l’amélioration de la satisfaction client et de la productivité des employés. Les analyses montrent que, pour des systèmes comme Microsoft Dynamics 365 et SAP S/4HANA, les gains cumulés peuvent dépasser les coûts initiaux après environ quatre ans, marquant ainsi le seuil de rentabilité de l’investissement.

Le POC « Proof of Concept » et ses avantages pour mieux choisir son ERP

Enfin, les cahiers des charges ERP sont désormais de plus en plus souvent complétés – voire remplacés – par la réalisation d’un POC (Proof of Concept) dans le processus de sélection. Les directions générales appréciant cette approche agile qui permet de valider la capacité de l’entreprise et de l’intégrateur à mener à bien le projet en utilisant des données et processus réels pour les démonstrations. Cependant, la réalisation d’un POC étant consommatrice de temps, il est recommandé de ne le réaliser que pour les deux ou trois solutions finalistes de l’appel d’offres.

Et après la mise en œuvre d’un POC (ou de plusieurs) se pose cette épineuse question : migration ou changement pure et simple de son ERP ? Pour y répondre, il est essentiel de prendre en compte les besoins métiers actuels et futurs, l’état de l’infrastructure informatique, les ressources disponibles et les coûts associés à la maintenance et aux mises à niveau. Si l’ERP actuel répond aux besoins essentiels et peut être upgradé à un coût raisonnable, une mise à niveau peut être envisagée en rédigeant un cahier des charges dédié, clair et précis. Cependant, si l’ERP ne dispose plus de support adéquat ou ne répond plus aux besoins stratégiques, une migration vers un nouveau système ERP est souvent la meilleure solution.

Dans tous les cas, il est important de se faire accompagner par un consultant ERP expérimenté pour évaluer la situation, définir les besoins et accompagner la sélection, la mise en œuvre ou la mise à niveau d’une solution ERP. La décision de migrer ou de changer de système étant un investissement conséquent, il sera déterminant de bien analyser la situation et de choisir la solution qui répondra le mieux à vos besoins.