Pourquoi et comment créer une synergie parfaite avec l’intégrateur ERP pour votre projet ?

A l’heure où la digitalisation des usages rythme notre quotidien, les entreprises n’ont de cesse de se réinventer pour proposer de nouvelles offres à leurs clients et se différencier sur leurs marchés. Cette course à l’innovation et à la compétitivité impacte inévitablement le paysage applicatif mais cela ne doit pas se faire au détriment de la qualité des référentiels de données et de la fiabilité des processus qui restent gérés par l’ERP, véritable pilier stratégique de l’entreprise.

Pour soutenir efficacement cette transformation, l’ERP ne peut rester statique et doit évoluer. Que l’on décide de migrer vers la nouvelle version ou que l’on change de solution, la synergie créée avec l’intégrateur est un facteur clé de succès déterminant pour la réussite du projet ERP.

En effet, l’accompagnement et l’expertise de l’intégrateur vont contribuer à répondre à ces enjeux parfois complexes de digitalisation et vont également faciliter la conduite du changement pour garantir l’adhésion des utilisateurs finaux. L’investissement humain est donc primordial dans le projet ERP : il s’agit d’instaurer une véritable relation de confiance entre l’équipe projet de l’entreprise, garante de la maîtrise des processus métiers, et l’intégrateur ERP, porteur de l’expertise sur la solution.

Voici donc les conseils de nos directeurs de projets pour créer une véritable synergie avec l’intégrateur ERP et garantir le succès du déploiement de votre ERP.

La phase de cadrage initial toujours aussi importante

Le premier facteur clé de succès pour créer une synergie avec l’intégrateur ERP repose évidemment sur la bonne définition et le cadrage des besoins en amont du déploiement : la préparation et l’analyse préalable pour choisir la meilleure solution ERP constituent donc la première étape essentielle qui posera les bases pour la suite.

La définition du périmètre du projet, de ses objectifs et des ressources allouées dans un cahier des charges ERP reste une pratique courante pour partager des informations avec l’intégrateur ERP mais le travail en commun sur un « POC » ou Proof of Concept permet de maquetter certains processus dans la solution ERP et ainsi gagner en efficacité simplement à partir d’une grille de besoins et de quelques échanges téléphoniques. Cela permet de valider plus précisément les paramétrages nécessaires et donc la charge de travail et le planning associés ainsi que le budget sans attendre la finalisation du cahier des charges auxquels plusieurs éditeurs/intégrateurs répondront mais sans forcément anticiper vraiment les développements spécifiques qui se cachent derrière…

Cette phase de cadrage concoure dès le départ à sécuriser les objectifs et la méthodologie pour le projet mais aussi à poser les bases de cette relation de confiance qui fait partie des fondamentaux que nous mettons en avant dans notre livre blanc :

Créer une vraie dynamique de partenariat au sein d’une équipe intégrée

Une fois le déploiement lancé, le véritable enjeu est de s’assurer de l’implication de tous les collaborateurs internes concernés : direction, Key Users, DSI, consultants et utilisateurs finaux, et de favoriser le « mieux travailler ensemble » avec l’intégrateur ERP pour que la cohésion soit totale et qu’il n’y ait pas deux équipes mais bien une seule équipe intégrée.

Si l’intégrateur ERP est garant de l’expertise fonctionnelle et technique sur la solution retenue, c’est bien l’ensemble de l’équipe intégrée client et intégrateur qui est garante du respect de la méthodologie et des jalons dans le planning du projet. L’intégrateur ERP va prodiguer des conseils en capitalisant sur ses expériences de déploiement auprès d’entreprises du même secteur voire ses propres solutions packagées sectorielles, et ensemble, avec les responsables des processus métiers chez le client, ils sauront dire si les solutions proposées conviendront aux utilisateurs au quotidien et répondront précisément aux besoins de l’entreprise pour préserver ce qui fait sa source de compétitivité sur ses marchés.

Les situations de certains projets ERP où équipes internes et consultants AMOA « affrontaient » l’équipe de l’intégrateur ERP ont vécu. La norme aujourd’hui est heureusement de privilégier la confiance et le collaboratif dans le respect d’une méthodologie claire et validée par toutes les parties prenantes. C’est d’autant plus important que les consultants de l’intégrateur ERP vont s’immiscer dans la vie de l’entreprise et que cette dynamique de partenariat permet d’être plus flexible et réactif en fonction des aléas du projet.

S’appuyer sur les outils collaboratifs et nouveaux usages digitaux

Créer une synergie demande donc de « nous rapprocher les uns des autres » : réunions, comités, ateliers, formations, support, conseils… rythment la vie d’un projet ERP mais ce dernier nécessite aujourd’hui une plus grande agilité que par le passé pour que l’intégrateur ERP puisse assurer un soutien efficace et constant.En parallèle des instances classiques et régulières, des points « impromptus » sont souvent nécessaires entre les Key Users ou chefs de projets métiers et les consultants de l’intégrateur ERP pour assurer le déploiement progressif de la solution. Il est donc important de rechercher un maximum d’agilité et de collaboratif pour ces points du quotidien, d’autant plus lorsque l’organisation de l’entreprise est multi-sites ou que la situation est compliquée, comme celle que nous vivons aujourd’hui en confinement, où le télétravail est devenu la norme du jour au lendemain et impose de s’organiser différemment.

Privilégier la création d’espaces de travail partagés avec des équipes intégrées dans des solutions collaboratives comme Microsoft Teams est un excellent moyen de maintenir la synergie.  Microsoft vient d’ailleurs de confirmer qu’il offrait un essai gratuit de six mois de l’application Teams pour répondre à l’explosion du travail à distance dans le monde.

En tant que partenaire Microsoft certifié Cloud Service Provider, nous avons immédiatement mis en place ce service afin d’assurer la plus grande continuité de service dans les projets en cours. Il y a parfois des considérations techniques à organiser pour débuter, mais très rapidement, les collaborateurs peuvent se connecter et commencer à s’approprier l’outil pour optimiser leur collaboration et la communication au sein de l’équipe. Une belle opportunité à l’heure où le changement de notre manière de travailler et même de vivre est en train d’être bousculée !