Comment l’ERP peut-il aider les Biotechs à faire face à leurs enjeux ?

A en croire certains experts, la prochaine révolution viendra soit de l’informatique quantique soit des sociétés de biotechnologies ! Si l’informatique et les innovations technologiques ont effectivement révolutionné le monde de l’entreprise ces dernières années, les innovations de rupture portées par les Biotechs bouleversent de nombreux domaines tels que la santé, l’agriculture, l’environnement et l’informatique elle-même. La croissance va ainsi rythmer la vie des sociétés de biotechnologies, avec différentes intensités et opportunités selon leur stade de développement, mais elles rencontreront également de nombreux obstacles et cela exige de leur part une attention particulière quant aux choix pour leur système d’information, et notamment au choix d’un ERP parfaitement adapté…

La difficulté pour les Biotechs est de bien anticiper les différentes phases de leur croissance afin de s’assurer qu’elle soit réellement créatrice de valeur ! Et ce n’est pas toujours facile : il y a des aléas, des imprévus, des doutes et des incertitudes dans leur environnement « agité », cela demande énormément de flexibilité et d’agilité. D’autant plus que c’est leur capacité à maitriser la croissance qui permettra de donner réellement vie à leurs innovations de rupture !

« Le ‘Time to Market’ prime : chaque chose en son temps au bon moment ! »

Avec au final, une seule vision : distribuer sur le marché un nouveau produit qui change réellement les choses. Pour y arriver, les Biotechs devront s’adapter en permanence et elles auront besoin d’un système d’information fiable capable de les soutenir à chaque instant…

Dans leurs premières années, les Biotechs ne veulent pas de complexité ni d’investissements trop importants et elles ont bien raison ! Pour autant, le danger est de ne pas suffisamment anticiper l’adéquation entre leurs besoins de gestion et les logiciels choisis.

Il en résulte parfois des systèmes d’information hétérogènes, composés de plusieurs outils, voire même de fichiers bureautiques contenant des données cruciales, pas toujours maîtrisés et encore moins intégrés. A multiplier les petits logiciels et fichiers Excel sous prétexte d’être agile, une Biotech risque de creuser son passif informatique au point que la marche sera très dure à monter une fois quelques étapes de la croissance franchies… D’autant plus que ces outils risquent de ne pas être en phase avec toutes les exigences de traçabilité et de sécurité des données auxquelles les Biotechs seront rapidement confrontées.

« A quel moment de la croissance l’ERP devient-il indispensable pour une Biotech ? »

La question de la mise en place d’un ERP dans les Biotechs arrive généralement avec la proximité d’une AMM (Autorisation de Mise sur le Marché), mais n’est-ce pas trop tard ? Mettre en place un ERP pour soutenir la production et la distribution de leurs produits est certes indispensable, mais il y a d’autres enjeux en amont, comme le financement, pour lesquels les Biotechs doivent accorder davantage d’importance. En effet, il est dans leur intérêt de bien anticiper l’évolution de leurs besoins de gestion et de créer dès le départ des bases informatiques solides, notamment en termes de processus financiers, autour du module Finance d’un ERP adapté aux Biotechs.

Un ERP adapté aux besoins des sociétés de biotechnologies doit tout d’abord préserver l’agilité et l’évolutivité dont elles ont besoin pour rester des entreprises qui innovent et bousculent les codes. Mais l’ERP doit surtout les aider à faire face à leurs premiers enjeux en termes de financement…

Les Biotechs qui souhaitent lever des fonds pour pouvoir continuer leurs opérations coûteuses de développement produit se retrouvent très vite confrontées à un environnement international. Que ce soit pour une introduction en bourse sur Euronext ou pour trouver des financements importants auprès de sociétés de capital-risque, les Biotechs devront apporter de solides garanties sur leur comptabilité et leur capacité à fournir des reportings financiers aux normes internationales.

Face à de tels enjeux, s’équiper dès le départ du module Finance d’un ERP international jouera un rôle clé dans l’obtention des financements et l’ERP pourra accompagner durablement la croissance des Biotechs. Découvrez comment en lisant le 1^er tome de notre mini-série « Les moments clés de la vie des Biotechs : obtenir (tous) ses financements » :

Un des freins au choix d’un ERP pour une Biotech est souvent lié aux contraintes techniques que cela comporte : elles n’ont en effet ni les mêmes moyens ni les mêmes besoins que les grands laboratoires pharmaceutiques. Les start-ups de biotechnologies ne peuvent pas s’embarrasser de plateformes informatiques si elles veulent rester concentrées sur leur cœur de métier.

En privilégiant un ERP dans le Cloud avec une formule simple, adaptée et clé en mains via un abonnement SaaS ou PaaS, les Biotechs feront d’abord un choix stratégique d’un point de vue financier puisqu’elles pourront minimiser leurs coûts et faire passer leurs dépenses informatiques d’investissements parfois lourds (CAPEX pour Capital Expenditures) en charges d’exploitation (OPEX pour Operational Expenditures).

Cela leur permettra également de bénéficier d’un niveau élevé en termes de sécurité et de performances machines tout en leur apportant beaucoup d’agilité et de garanties d’évolutivité. En effet, l’ERP dans le Cloud sera en mesure de s’adapter à l’évolution de la Biotech et aux augmentations des volumes d’information traités. Découvrez le témoignage vidéo de Hervé MONTALAN, DSI de la Biotech Erytech, sur le choix d’un ERP dans le Cloud :

La phase de maturité et la proximité d’une AMM (Autorisation de Mise sur le Marché) est un moment clé dans la vie des Biotechs où elles vont avoir besoin de soutenir la commercialisation de leurs produits tout en s’assurant de respecter les normes réglementaires sans y consacrer trop de temps administratif.

C’est bien la recherche de l’excellence opérationnelle qui justifie à ce moment-là de s’équiper d’un ERP parfaitement adapté au secteur des biotechnologies et de l’industrie pharmaceutique dont la dimension intégrée va être fondamentale pour prendre en charge l’ensemble des processus opérationnels de l’entreprise de façon efficace et productive : achats, stocks, production, sous-traitance, qualité, ventes, logistique, comptabilité et finance…

Lorsque la Biotech passe en phase de production et de commercialisation, la solution ERP retenue doit devenir transparente dans le fonctionnement quotidien et fournir une vision claire des stocks, des délais d’approvisionnement, de la fabrication, des prévisions de dates de livraison, etc.

Le choix de l’ERP est également vital pour garantir l’adéquation de ses fonctionnalités avec les spécificités et les exigences de conformité aux règlementations régissant l’industrie pharmaceutique à travers le monde. D’autant plus en matière de qualité et de traçabilité où il est crucial de supprimer les outils séparés et/ou tableurs Excel susceptibles de contenir des données critiques afin de les intégrer dans l’ERP et ainsi respecter les bonnes pratiques en matière de contrôle interne.

Après l’AMM, votre système d’information va continuer à jouer un rôle clé pour réussir votre phase d’industrialisation, découvrez comment en lisant le 2^nd tome de notre mini-série « Les moments clés de la vie des Biotechs : réussir son industrialisation ».

C’est le couple de la solution ERP retenue et de l’intégrateur ERP qui permet de réussir son projet !

ERP Biotech : les fonctionnalités essentielles

À la pointe de l’innovation, les Biotechs ont besoin d’un ERP à la pointe de la technologie. En plus des fonctionnalités classiques d’un ERP évoquées dans les paragraphes précédents et de ses gains naturels de productivité grâce à l’intégration des processus, les Biotechs auront besoin de fonctionnalités supplémentaires adaptées à leurs spécificités métiers, parmi lesquelles :

• Suivi des coûts et de l’avancement de leurs phases de recherche et développement,
• Simplicité pour produire les documents justificatifs sur les projets ayant bénéficiés de subventions,
• Respect des exigences des systèmes automatisés pour l’industrie pharmaceutique (annexe 11 des BPF, 21 CFR part 11 de la FDA, etc.),
• Piste d’audit des processus de contrôle et de validation (QI, QO, QP…).

L’intégrateur ERP doit maîtriser les enjeux métiers des Biotechs

Enfin, le choix de l’intégrateur ERP est primordial pour que la Biotech soit certaine d’être bien conseillée dans les choix pour son système d’information au fur et à mesure de sa croissance. Avec un intégrateur ERP disposant d’expériences de déploiement significatives auprès de sociétés de biotechnologies et laboratoires pharmaceutiques, elle bénéficiera également de bonnes pratiques déjà expérimentées dans le secteur.

Enfin, il sera important de définir plusieurs étapes avec l’intégrateur ERP autour d’une méthodologie projet agile et facilement assimilable par les équipes internes de la Biotech. Un projet ERP se réussit à 2 et doit être abordé avec une vision à long terme si l’on veut fluidifier la chaîne de valeur de bout en bout, en parfaite adéquation avec les processus métiers.