Quelle méthodologie projet pour intégrer un ERP avec succès et soutenir sa transformation ?

L’enjeu principal d’un projet ERP réussi reste la communication transparente entre les équipes projet du client et celles de l’intégrateur, avec parfois l’intermédiation d’une AMOA. Comprendre respectivement le métier de chacun afin de mobiliser efficacement l’énergie et le temps des parties prenantes devient la clé d’une bonne approche projet.

Les fondements de votre projet peuvent s’appuyer d’un cahier des charges ERP, de la réalisation d’une étude maquettée, d’une étude comparative… Quoi qu’il en soit, votre intégrateur doit pouvoir vous accompagner dans la transformation de vos processus et vous proposer la meilleure façon de collaborer. La méthodologie est propre à chaque intégrateur (Scrum, Kanban, Safe…) mais il est très important de bien l’évaluer en amont afin de pouvoir l’adapter à la marge à votre culture d’entreprise. Et ce n’est pas tant la méthodologie agile qui permet cela, mais aussi la taille de l’intégrateur que vous avez retenu et sa capacité à créer une relation humaine de proximité…

Démystifier le cahier des charges par une phase de cadrage : quels points de vigilance ?

Suite à la finalisation du cahier des charges, l’équipe projet a généralement envie d’avancer rapidement dans le choix de la solution et de son implémentation à travers de premiers ateliers. C’est toute la difficulté de l’exercice entre l’intégrateur choisi et l’AMOA : faire gagner du temps aux équipes en place pour leur éviter un sentiment de répétition sur les enjeux prioritaires des processus métiers et le positionnement stratégique moyen/long-terme de l’entreprise.
La phase de cadrage instaure rapidement une relation de confiance avec l’intégrateur ERP retenu et permet à toutes les équipes impliquées d’être alignées sur les mêmes enjeux, tout en donnant une bonne dynamique au projet. Cette démarche offre l’opportunité de rebalayer le cahier des charges rédigé quelques mois en arrière par l’AMOA ou vos équipes projet internes et d’intégrer d’éventuels changements organisationnels, évolutions stratégiques qui ont pu mûrir lors des différentes rencontres et la qualification des processus auprès d’intégrateurs et éditeurs.

C’est une étape clé qui donne le cap et qui, à travers des axes d’améliorations prioritaires définis dans le cahier des charges, offre la possibilité à l’intégrateur de s’exprimer sur tous les apports fonctionnels disponibles évitant la reproduction de l’existant. Ainsi, l’intégrateur permet à l’entreprise de réévaluer son organisation et son fonctionnement en identifiant ensemble les écarts applicatifs incontournables afin de prioriser les adaptations nécessaires au travers des conseils de consultants expérimentés et des best-practices proposées par les solutions.

Il est possible lors de cette première phase méthodologique, de définir quelques scénarios qui seront présentés sous forme de proof of concept (POC). La valeur ajoutée de l’intégrateur réside dans le fait de proposer les meilleurs flux fonctionnels déjà maquettés dans la solution, tout en respectant le cahier des charges mais en apportant un regard externe et expert sur le métier et les possibilités de l’ERP. Des fonctionnalités totalement maîtrisées du standard ou des solutions sectorielles adaptées à votre activité, d’ores et déjà utilisées par nos clients via les solutions métiers ADAX Suite pour Microsoft Dynamics 365 ou Cadexpress pour SAP S/4HANA, voilà les critères sur lesquels vous devez être vigilants.

Rapidement, des ateliers fonctionnels d’immersion sont organisés pour prendre part au détourage de la solution, entre les équipes métiers du client et les experts de l’intégrateur. Ces échanges interactifs leur permettent d’arbitrer leurs souhaits fonctionnels en percevant mieux les capacités de la solution. Une relation gagnant-gagnant qui offre aux équipes la possibilité de concevoir une solution limitant les développements spécifiques et d’être impliquées dès le début de la réalisation afin d’éviter des incompréhensions et/ou conflits par la suite.

Le pragmatisme par l’itération : la méthodologie projet Leading’IT au cœur de la réussite

Savoir jongler avec les priorités quotidiennes et les temps dédiés au projet de mise en œuvre, voilà tout le challenge d’une méthodologie projet agile et itérative !

Une fois que le choix de la solution est fait, le client souhaite généralement pouvoir visualiser ses processus critiques assez rapidement et c’est précisément l’objet des ateliers de conception pragmatiques et maquettés. Les consultants configurent, paramètrent, développent la solution métier pour répondre efficacement aux besoins opérationnels rencontrés aux problématiques rencontrées par les utilisateurs avec la prise de hauteur nécessaire pour éviter de retomber dans les travers de l’ancienne solution. Le client réagit à l’adéquation de la solution en cours de construction et le “plan de masse” peut être adapté au fil de l’eau en cadrage. De la même manière durant la phase de conception, l’illustration des différents cas de gestion permet de préciser les choix de paramétrage pour simplifier ou se rapprocher du besoin après l’avoir éprouvé dans la solution.

La méthodologie itérative n’est en soit pas révolutionnaire, mais elle reste une démarche innovante si l’on associe une vraie expertise métier et sectorielle des consultants et que l’on s’appuie sur des accélérateurs projet afin de réaliser la co-conception de manière progressive.

Cette approche #LetsdoIT permet d’approuver et d’appréhender la solution de manière plus sereine et ajustée, selon les priorités définies durant la phase de cadrage. Donner de la visibilité dans la solution afin de pouvoir se projeter permet de valider les options, les orientations, les différents arbitrages choisis.

L’agilité des diverses itérations permet également de garder en objectif le trinôme de la réussite d’un projet ERP : la maîtrise du périmètre, du budget et du délai. C’est l’art d’aligner les Business Partners (les métiers et la DSI) engagés dans leur transformation, dans le but de définir les réelles priorités business et organisationnelles versus l’alternative à considérer en standard.

De l’itération à des ateliers immersifs pour une méthodologie projet pragmatique et efficace

Avec une forte volonté d’amélioration continue, la méthodologie projet ERP que nous proposons se révèle être un facteur clé de réussite pour tous nos clients, prêts au changement et à l’engagement demandé à leurs équipes en retour.

En constante évolution vers l’agilité, c’est un modèle que nous-mêmes utilisons en interne pour accompagner le changement et aider toutes les parties prenantes à se projeter vers un projet viable, dans une approche holistique qui donne du sens. C’est notamment ce vers quoi nous tendons aussi avec nos clients, les utilisateurs souvent habitués à leur ancienne version veulent comprendre le sens et l’objectif de ce changement pour y adhérer plus simplement. Les ateliers immersifs sont des outils incontournables à la conduite du changement leur faisant prendre conscience que nos consultants expérimentés sont à leurs côtés pour identifier de manière macro et détaillée tous les points de vigilance tant fonctionnels que métiers.

Après de nombreux projets ERP menés avec succès dans différents contextes et sur différentes spécificités métiers , la question « comment font les autres sociétés ? » n’a plus de secret pour nous. C’est pourquoi, nous avons souhaité offrir à nos clients des accélérateurs de projets basés sur les best practices au travers de nos propres solutions ADAX Suite pour Microsoft Dynamics 365 et Cadexpress pour SAP S/4HANA.

En complément de notre méthodologie projet ERP agile, nous facilitons la communication des équipes à travers différents outils collaboratifs permettant de prioriser la gestion des tâches de tous les acteurs du projet. C’est ainsi que nous pouvons visualiser le niveau de contribution attendu de chacun et les différentes personnes sollicitées ou amenées à travailler ensemble afin d’assurer la transversalité nécessaire.